CRM voor een klein bouw- of installatiebedrijf: wanneer volstaat Excel niet meer?
Veel vakbedrijven houden klanten en offertes bij in hun mailbox, een Excel-lijst en hun hoofd. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Hier leest u wanneer een CRM zinvol wordt, welke soort bij een klein bedrijf past en waar u op let.
7 min lezen · Bijgewerkt op
Kort antwoord
Wat een CRM voor een vakbedrijf eigenlijk doet
CRM staat voor customer relationship management. Voor een aannemer of installateur betekent het iets eenvoudigs: van elke klant en elke aanvraag weet u waar ze staat en wat de volgende stap is. Wie belde voor een badkamer, wie wacht op een offerte, wie moet u volgende week terugbellen, en welke klant is aan zijn jaarlijkse onderhoud toe?
Een CRM maakt geen offertes en plant geen werven. Daarvoor bestaan aparte programma's, al zitten die functies soms in hetzelfde pakket. Dat verschil is belangrijk wanneer u kiest.
Vijf signalen dat uw lijst niet meer volstaat
- U zoekt in uw mailbox naar een aanvraag. De gegevens van één klant zitten verspreid over mail, WhatsApp en notities.
- Offertes blijven onbeantwoord liggen. U weet niet meer welke offertes openstaan, en sinds wanneer.
- Meer dan één persoon volgt klanten op. Een collega moet kunnen verderwerken zonder alles na te vragen.
- U typt dezelfde gegevens meermaals over. Van het formulier naar Excel, van Excel naar de offerte, van de offerte naar de factuur.
- Terugkerende klanten vallen uit beeld. Onderhoud, nazorg of een tweede opdracht komt er pas als de klant zelf belt.
Herkent u er één of twee, dan volstaat meestal een betere lijst. Herkent u er drie of meer, dan is een CRM of een gekoppeld overzicht de moeite waard.
Spreadsheet, CRM of bouwsoftware?
| Keuze | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Gedeelde spreadsheet (Google Sheets of Excel) | Eén of twee personen, tot enkele aanvragen per week | Geen herinneringen uit zichzelf, en snel rommelig als iedereen eigen kolommen toevoegt |
| Algemeen CRM-pakket | Bedrijven die vooral aanvragen, offertes en opvolging willen beheren | Zonder aanpassing spreekt zo'n pakket over deals en pipelines in plaats van werven. Betaal niet voor modules die u niet gebruikt |
| Bouw- of installatiesoftware met klantbeheer | Bedrijven die ook offertes, planning, werkbonnen en facturatie in één pakket willen | Meer functies, maar ook meer invoerwerk en een langere invoering. Belgische voorbeelden zijn Robaws en Vertuoza; vraag zelf demo's en prijzen op |
Gedeelde spreadsheet (Google Sheets of Excel)
- Past bij
- Eén of twee personen, tot enkele aanvragen per week
- Let op
- Geen herinneringen uit zichzelf, en snel rommelig als iedereen eigen kolommen toevoegt
Algemeen CRM-pakket
- Past bij
- Bedrijven die vooral aanvragen, offertes en opvolging willen beheren
- Let op
- Zonder aanpassing spreekt zo'n pakket over deals en pipelines in plaats van werven. Betaal niet voor modules die u niet gebruikt
Bouw- of installatiesoftware met klantbeheer
- Past bij
- Bedrijven die ook offertes, planning, werkbonnen en facturatie in één pakket willen
- Let op
- Meer functies, maar ook meer invoerwerk en een langere invoering. Belgische voorbeelden zijn Robaws en Vertuoza; vraag zelf demo's en prijzen op
Er is geen beste keuze voor iedereen. De beste keuze is het systeem dat u en uw team elke dag effectief gebruiken.
Wat het minstens moet kunnen
- Eén fiche per klant, met contactgegevens, het adres van de werf en wat er gevraagd werd.
- Een status per aanvraag: nieuw, plaatsbezoek gepland, offerte verstuurd, aanvaard, afgewezen of afgesloten.
- Een volgende actie met een datum. Zonder datum blijft opvolgen een goed voornemen.
- Foto's en documenten bij de klant, zoals de huidige situatie, een plan en de offerte.
- Het werkt op uw gsm. U vult het in op de werf of in de bestelwagen, niet pas 's avonds aan de computer.
- U kunt uw gegevens exporteren. Stopt u met het pakket, dan neemt u uw klantenlijst mee.
Waar het vaak misloopt
- Te veel velden. Wat u niet elke keer invult, vult na een maand niemand meer in.
- Overtypen. Komen aanvragen via uw website binnen, laat ze dan rechtstreeks in het overzicht terechtkomen. Welke vragen uw formulier best stelt, leest u in ons artikel over het offerteformulier.
- Niemand is verantwoordelijk. Spreek af wie nieuwe aanvragen binnen een vaste termijn bekijkt.
- Alles tegelijk willen. Start met aanvragen en offertes; planning en facturatie kunnen later.
Klantgegevens en privacy
In een CRM staan persoonsgegevens: namen, adressen, telefoonnummers en soms foto's van een woning. Bewaar alleen wat u nodig heeft, geef alleen toegang aan wie ermee werkt, en kijk na waar de software de gegevens bewaart en of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt. Twijfelt u voor uw situatie, vraag dan advies; dit artikel is geen juridisch advies.
Wat kost het?
Een spreadsheet kost niets extra. CRM- en bouwsoftware werken meestal met een abonnement per gebruiker per maand; vergelijk de prijzen op de site van de leverancier en reken de tijd voor invoeren en leren mee. Wilt u geen nieuw pakket, maar een overzicht dat aansluit op wat u al gebruikt? Dan zet Northline het Mini-CRM & Admin Inbox op, vanaf €1.997 voor een basisopzet en vanaf €199 per maand voor onderhoud. Het aantal kanalen en gebruikers, en of bestaande klantgegevens overgezet moeten worden, bepalen de uiteindelijke prijs. Een eventuele licentie voor een CRM-pakket betaalt u apart.
Is vooral de opvolging van offertes het probleem? Lees dan hoe automatische offerte-opvolging werkt of bekijk offerte-opvolging automatiseren. Voor installateurs met onderhoudsklanten staat een uitgewerkt voorbeeld voor installatiebedrijven.