Northline Digital Studio
Automatisatie · Offerte-opvolging

Offertes opvolgen zonder dat er iets blijft liggen

Voor aannemers, installateurs en andere vakbedrijven die meer aanvragen krijgen dan ze netjes kunnen opvolgen. Het vaste werk loopt vanzelf; het gesprek met de klant blijft bij u.

Kort antwoord

Northline zet een systeem op dat elke aanvraag op één plek zet, de klant meteen een bevestiging stuurt en u eraan herinnert om verstuurde offertes op te volgen, desgewenst met een eerste opvolgmail die vanzelf vertrekt. De opstart kost €1.997, onderhoud en monitoring €199 per maand; externe software komt er apart bij. Uw prijsberekening en het persoonlijke contact blijven bij u.
Bespreek uw aanvraagproces Bekijk de prijzen

Herkent u dit?

  • Aanvragen komen binnen via het formulier, mail, telefoon en WhatsApp, en niets staat op één plek
  • Een klant weet niet of zijn aanvraag goed is aangekomen
  • Verstuurde offertes blijven liggen omdat er tussen werven door geen tijd is om op te volgen
  • U weet niet meer precies welke offertes nog openstaan, en sinds wanneer

Een offerte zonder antwoord is zelden een duidelijk nee. Wie op tijd en vriendelijk opvolgt, weet sneller waar hij staat. Voorbeeldmails en een ritme dat u ook manueel kunt volgen, staan in ons artikel over offertes opvolgen per mail.

Wat het systeem doet

  • Aanvragen uit uw websiteformulier
  • Andere binnenkomende aanvragen samenbrengen
  • Automatische bevestiging naar de klant
  • Overzicht in een CRM of Google Sheets
  • Herinneringen om op te volgen
  • Opvolging van verstuurde offertes
  • Interne melding bij een nieuwe aanvraag

Zo verloopt één aanvraag

1. Aanvraag binnen

Via uw websiteformulier of mailbox. De gegevens komen automatisch in uw overzicht.

2. Bevestiging naar de klant

De klant krijgt meteen een bericht dat zijn aanvraag goed is aangekomen, in uw eigen woorden.

3. Offerte verstuurd

U zet de status op ‘offerte verstuurd’. Vanaf dan loopt de opvolgtermijn.

4. Opvolging

Na de termijn die u kiest, krijgt u een herinnering of vertrekt een opvolgmail die u vooraf goedkeurde.

Voorbeeldscenario: Een renovatiebedrijf krijgt elke aanvraag met type werk en locatie in één lijst. Na een week zonder antwoord op een offerte krijgt u een herinnering.

Werkt u met storingen en onderhoudsbeurten? Lees dan hoe opvolging bij installatiebedrijven verloopt.

Wat bewust bij u blijft

  • Uw offertes opmaken: het systeem volgt offertes op die u zelf maakt en verstuurt
  • Uw prijsberekening en de inhoud van de offerte
  • Het plaatsbezoek en het persoonlijke gesprek
  • Onderhandelen over prijs, planning of varianten
  • Beslissen wanneer u liever zelf belt dan een mail laat vertrekken

Oproepen beantwoorden hoort niet bij dit systeem. Daarvoor bestaat een aparte AI-receptionist, op maat en na een technische haalbaarheidscheck; zie de AI-receptionist.

Opzet in vier stappen

  1. Analyse: hoe komen aanvragen vandaag binnen, en wat gebeurt er daarna?
  2. Configuratie: overzicht, bevestiging, herinneringen en opvolgteksten, met uw goedkeuring
  3. Testen: met proefaanvragen, tot alles op de juiste plek aankomt
  4. Oplevering: korte uitleg, waarna het onderhoud en de monitoring starten

Wat we van u nodig hebben: toegang tot het websiteformulier of de mailbox waar aanvragen binnenkomen, uw voorkeur voor Google Sheets of uw bestaande CRM, en goedkeuring van de teksten die naar klanten gaan. Komen aanvragen vandaag vaak onvolledig binnen? Lees dan eerst welke vragen een goed offerteformulier stelt.

Prijs

Opstart: €1.997

Eenmalig: analyse, configuratie, testen en oplevering.

Onderhoud: €199 per maand

Controle of alles blijft werken, Fouten opsporen en herstellen, Kleine aanpassingen binnen de bestaande opzet, Koppelingen onderhouden.

Externe software en gebruikskosten zijn niet inbegrepen tenzij anders vermeld. Een eventueel CRM-abonnement of e-maildienst betaalt u apart aan de leverancier. Alle automatisaties en prijzen staan op de pagina prijzen.

Veelgestelde vragen

Nee. U keurt de teksten vooraf goed en kiest zelf welke stappen automatisch verlopen. Wilt u elke opvolgmail eerst zelf bekijken, dan kan het systeem u gewoon een herinnering sturen in plaats van de klant te mailen.

Nee. U maakt de offerte zelf, met uw eigen software of sjabloon, en bepaalt de prijs. Het systeem zorgt ervoor dat de aanvraag op één plek staat en dat een verstuurde offerte niet vergeten wordt.

U houdt de status bij in het overzicht. Staat een offerte op aanvaard, afgewezen of afgesloten, dan volgen er geen herinneringen of opvolgmails meer.

Nee. Een overzicht in Google Sheets volstaat voor de meeste vakbedrijven. Gebruikt u al een CRM dat koppelingen toelaat, dan werken we daarmee. Dat controleren we vóór we een offerte maken.

Meestal wel: aanvragen uit uw websiteformulier en uw mailbox kunnen op één plek terechtkomen. Welke kanalen technisch te koppelen zijn, bekijken we vooraf. Wat niet betrouwbaar te koppelen is, beloven we niet.

De opstart kost €1.997, het maandelijks onderhoud en de monitoring €199 per maand. Een eventueel CRM-abonnement of e-maildienst betaalt u apart aan de leverancier.

Het Premium Lead Systeem (vanaf €1.497, eenmalig) is een websitepakket: een uitgebreide website met een aanvraagformulier dat aanvragen naar uw mailbox of Google Sheets stuurt. Dit systeem begint waar dat formulier stopt: aanvragen uit meerdere kanalen op één plek, een bevestiging naar de klant, herinneringen en de opvolging van verstuurde offertes, met maandelijks onderhoud. U kunt het ook gebruiken met een website die u al heeft, als het formulier of de mailbox te koppelen is.

Het onderhoud hoort standaard bij elke automatisatie, omdat externe software regelmatig verandert en een koppeling anders ongemerkt kan stoppen. Wilt u het anders regelen, dan bespreken we dat vooraf in de offerte.

We zetten alleen de gegevens over die nodig zijn om een aanvraag op te volgen, en benoemen vooraf welke externe diensten daarbij gegevens verwerken. U volgt op aanvragen die klanten zelf deden; voor reclame of nieuwsbrieven gelden andere regels.

Verder lezen

Alle automatisaties Afspraken, mini-CRM, administratie, reviews en AI-receptionist.Hoeveel tijd bespaart het? Reken uw eigen tijdswinst uit voor een gewone week.Websites voor bouw & renovatie Een offerteformulier dat meteen de juiste vragen stelt.Prijzen Opstart en maandprijs per automatisatie.

Benieuwd wat bij u automatisch kan?

Vertel kort hoe aanvragen vandaag binnenkomen en wat er daarna gebeurt. We bekijken vrijblijvend welke stappen u kunt automatiseren, en welke beter bij u blijven.

Bespreek uw aanvraagproces